电商财务管理入门网店的账怎么记?电商财务管理软件可以提供哪些服务?

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 网店做得好与坏,除了产品的选择,内功的高低之外,很大程度上取决于我们怎么决策。要想做好网店的决策,就一定要有良好的财务管理基础。
  很多新手卖家总是搞不清店铺盈亏状况,甚至最后店铺严重亏损,也不知道钱都亏到哪里了。所以下面商刻就为你分享电商记账方面的一些知识。帮你梳理一些常见的基础电商财务问题。
  目录:
  一、为什么要做财务管理
  二、网店店务费用基本分类
  三、上游供应链费用
  四、最简单易懂的流水帐记录法
  五、财务健康常见问题
  六、你需要做什么

  一、为什么要做财务管理?
  很多人说,我就一小破店,就一两个人的生意,做什么财务记帐?顶多一两个月看一下银行卡里的钱是多了还是少了就行了。搞什么记帐。本来就没有精力,我还记帐。
  1. 这里我想反问一下。店铺人少,但做生意必备的费用有没有少?你可以人兼多职,大不了员工成本与电脑桌椅上合并一下。其他费用一项也没有少。那么你人多人少,公司大小,与费用记录没有一毛线关系。
  2. 大公司启动资金足一点都要做帐务记帐。钱不知不觉就花完了,一百万,一千万一转眼就花没了。你一个小商家,难道钱比别人的还多,不需要把钱花到刀刃上?
  3. 帐务记录的好处就是阶段性的进行费用审核,发现哪些钱花对了,哪些钱花的不对位置,然后进行调整。确保钱花出去是用到了刀刃上。如果不记录,光凭记忆,完全无从考证。那不就是没有方向的瞎做。
  很多朋友用电子表格开始记账之后,一个月不到,都反馈说他们的收益终于成正数了。所以不要小看财务管理的作用。财务管理管的就是全店的投入产出。
  所以如果看到这里,你认为需要做全店的财务管理的,可以接着往下看了。
  二、网店店务费用基本分类
  1.硬件投入:电脑几台,打快递单的打印机,办公桌椅,打包台,货架。(资金足的话可以算到第一个月一次性投入;回收成本的话,按月摊销,你可以按一般三年折算摊销,比如这些投入一共5万,按三年每个月,你可以摊成:50000/3/12=1389元,这意思是你三年,每个月要抵掉1389元的固定成本。三年才能回本。每个月要记得记入消耗的费用。)
  2.产品成本:货的成本,小礼品的成本,包装辅料成本。
  3.固定费用:房租(如:二押一租),水电,网费,办公用品,店铺软件费,商城的话还有商城的年费。
  4.员工工资:最低标配(1个运营,1个美工,1个早班客服,1个晚班客服,还有1个倒班用的客服,还有打包人员);基本工资;资金提成;福利。
  5.推广费用:
  站内付费推广:直通车,钻展,活动报名费,活动保证金。
  站外宣传:硬广;自媒体人合作;站外活动费用。
  战略性亏损:免费试用,付费试用,阶段性亏损,赠送,奖品。
  6. 邮费:也就是快递费用。
  7. 其他费用:税收;坏帐(比如客户的敲诈,退换货导致的产品损失,其他导至产品失去其价值的情况);次品率损失。其他损失。
  这些费用下面已经通过表格的形式列出来了。你可以根据自己的习惯,用文本也好,用电子表格也好。记下就好。关键是要记,不记,什么都是空谈。
  经营费用统计表可作为预算用,也可以作为月末统计用参考。一般情况下,用作项止预算时用的多。还要根据公司的规模。
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  三、上游供应链费用
  这一部分是产品开发时产生的一系列费用。一般情况下运营不容易接触到,一般是老板在接触和操作这部分,但是通常情况下,这里也会产生不少的费用。
  1. 拿版费:通常情况下,比如有些商家会去批发市场拿一些看中的款式回来。做为参考。或者直接拍照上架用。但是一般情况下,有时候拿十个不一定就有能卖的动的款。所以有时候会压仓库。所以就变成了流转不动的费用。记得记上。不要看钱少。比如一个50,拿10个,就500了,更何况好些款不止这个价,也不止拿这么多款。还要分色呢。再乘3个色,就1500了。不能不记。
  2. 打版费:分成制版费,和版的材料成本两块费用。拿箱包市场或者女装市场来讲。打版的时候材料不贵,贵的是版费。因为有些厂家知道你只是来打个版看一下的,所以版费会收的有点贵 ,除非你们合作熟了。(包括产品开发失败的费用。)
  3. 次品率成本折算:次品率很多商家没有注意。很多时候,工厂不负责任,做出来的货,推到我们头上,如果只能吃下的话。又不能当正品卖的情况下。请注意次品的折算。
  比如一家网店的次品率达到50%以上,这个问题,是要去找老板和工厂解决的。一般情况下,工厂的良品率越高越好。这会节约很多沟通成本,以及时间成本,以及售后成本,由于次品多导致断货,影响网销数量,从而影响利润获得。所以有些老板不会想。把这些多出的成本折算成费用打入良品成本上,你可以考虑一下,你是做这种高次品率的产好,还是做良品率高的产品对你的品牌店铺有利。有些老板短视,只看到眼见的利益。这种生意人,我认为是会被市场淘汰的。呵呵一下就好了。
  举一个正常一点的例子:一个10%次品率的产品,一般这10%要么是返回工厂,要么是公司自己吃下来。这个时候要把这10%的成本打到良品成本里去,所以假如一个产品成本是50元,如果打入次品率的成本以后,这个良品的成本变成了:50/(1-10%)=55.6元。从而影响了定价,或者是毛利。下表只是举例,但是可见,次品率与成本有非常直接的关系。不得不关注。
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  四、最简单易懂的流水帐记录法
  1. 会计学的原理最核心:收入 – 费用 = 利润。但是为什么这么简单的公式还有一堆人算不清楚,还是要搞赔本。因为很多人意识不到哪个是费用。比如自己的付出应该记入人员费用。因为你使终是要吃饭的,长期不记入,就会导致对成本预算失误,小看困难,没有对应的收益方案,最终出来收益太少,不足以支撑你的费用。然后你就亏钱了,就是这么一个模式。
  小店铺的财务记帐,可以采用流水帐形式,收入的记一起,支出的不用分科目,全记作费用。当然你也可以根据上面二和三里举出的具体项目进行分类,方便后期进行财务审查。
  本来要花十天完成的财务记帐,如果运用好电子表格的数据透视表,一天就可以搞定了。所以不是有没有必要的太麻烦的问题,办法都是人想出来的。截个图给大家看一下大概。其他的请自由发挥。电子表格的制作不是本章节的重点。
  这是一个典型的流水帐。当然这个总表是由很多支表组建的。赢亏基本上就是净利润了。这个是商城刚开的第二个月的财务数据。只是举个例。这个店有一个严重的问题就是没有新品。总共就五六个产品。卖了1年。数据不作深究了。
  自己去把源数据一个个导出来就行了。再引用到上面那张总表。掌握一些基本的原则,进行财务审核,哪些费用多了,哪些还可以追加。这样就可以做到用最简单的方法。做到财尽其用了。
  2. 做企业求的是什么?找到财务审查的标准!
  老板和运营必须搞明白的一个事,做企业到底求的是什么?有些人说是销量,有些人说是营业额。那企业到底求的是什么?自己想清楚了,企业追逐的是利润。利润根据会计学的原理公式就是上面提到的:收入-费用=利润。这说明一个问题。要想利润绝对值大。那就只能开源节流。就是增大收入基数,降低费用产生。那也就是投入少,产出高。换句现在大家都知道的行话叫投入产出比。 ROI,其他 投入产出比的出处是来源于会计学。只是营销人拿去用了,将之发扬光大。
  所以财务审核的标准也就变成了,增加收入基数,降低费用。也就是看怎么样将收益最大化,费用最小货。
  3、通常会计记帐原则:
  A、一般以一个自然月记一次帐,通常月底最后一天结帐。月初1-10日做财务报表。
  B、一般记帐方式一个年里最好不要变动。如果需要变动,可以在年后统一变对,否则会影响数据的可对比性。否则会引起帐务混乱。
  C、顺便一提,有一些公司的财务人员会计学原理没有学通,用相同的数据来源进行对帐,这样是不对的!财务对帐的基础是用不同渠道来源的数据进行帐务对比。比如:销售数据与财务对帐的数据来源是不同的。销售数据是后台直接导出的销售数据。而财务则是通过银行存款,现金的月结数据进行核对。如果两个渠道数据变成同一个渠道,还核对什么。
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  五、财务健康常见问题
  1. 几百万花着花着就没有了,而且怎么没有的还不清楚。
  多半这些的企业,老板是安全没有财务意识的,老板一天到晚支出了多少也没个记录没个数。如果你把你的支出一笔笔都记下来了,你会不知道你这钱是怎么没有的吗?
  解决:
  A、一开始就开始把每一笔支出记录下来,每个月进行财务统计,作为参考。有一些项可以作百分比统计,对比进行下月调整。
  B、可以适当培养财务预算的习惯,用财务预测可以大大的降低费用开支,提高利润率。,降低风险。一般做财务预算的有,活动预算。和开支预测。
  C、刚开始的时候可以做一个月,一个季度的财务预算,后面可以做一整年的预测。有一个大概的资金流量分析。
  不作财务记录的危害是什么?
  花出去的钱没有数,全凭印象。出入太大。
  下一步需要的资金数,有可能给运营造成巨大 的压力。
  不知道哪些该花,哪些不该花。不知道哪些花多了没有。
  支付时的习惯:
  2. 一个活动下来,创造了几百万的销售额 ,一看银行帐户赔了一百多万。
  小二说,这个双十一,你的任务是多少多少,要是完不成,你就下次没机会了。上活动,你花多少,赔多少。不上活动,你赚多少。就算是赔,总要有个念想吧。出于什么目的,什么考虑,投入产出是多少。可以带来未来预期收益是什么。要是什么都没有。只是冲销量,看着数字爽。
  凡是做活动不知道目的,目的与产出无关的。产出不合理的。还要坚持的都是耍流氓。我们来看常见的问题:
  项目目的不清析,不明白活动能给企业带来什么。最终有利还是有弊。不清楚就上项目了。
  通常作一个项目决策都是全凭过脑,凭感觉。一拍脑门。好就这么定了。
  那只能对项目的初始费用有一个印象型的概念。比如只知道聚划算的保证金要多少,后续库存要多少。要多少资金,库存投入。后续的一切都不太有概念。
  下一步的周转已经是一个月甚至是三个月以后的费用资金问题了,能不能维持支撑。这个光凭脑想是想不出来的。你得把数据列出来,生产周期列出来。资金能力需求列出来。进行计算要求。
  所以但凡你要做一个活动了,好先问自己,这样做有钱赚吗。那就行了。
  3. 上游管理不当,直接死亡。
  对工厂的把控不到位;不知道工厂的信用度;对工厂的依赖,没有备用货源;出货的时长的确定性;会不会有拖延,是否预够了时长;辅料是否会没有注意到;跟进及时否;工厂专业度方面:是否与产前版相符;不一样怎么处置,之前是否有考虑并约定过;订单合同协议。下单收货标准是否有约定,次品率是否有约定;维修返工协议;出货时间是否有约定。很多细节处理不好你一整批货就完了。
  4. 费用计算不完整,白忙活一整年。
  由于企业有共用资源,企业主下意识的没有把这些费用记入成本;
  最后辛苦一年以后一算,自己一分钱没赚,还赔了。
  我们来看看哪一些费用是常见被忽略的:
  1)企业主和合人人自己的基本工资 。
  2)有一些自有资产的费用摊销。比如房租,硬件设备,水电,部分员工费用。
  忽略成本的风险是什么?因为意识不到成本,就以为资金充足。导致资金,库存突然断链。
  朋友中经常有这样的事。自己的工钱不算啊,和线下实体合并共用的房租人工不记费用。难道你自己不用消费吗。线下实体的房租就不可以跟线上的项目进行分摊吗?各种。至始最终到年尾发现,明明有很多余下的,怎么消费了以后,怎么发现反而还赔钱了。这就是典型的预算不足。
  5. 隐形费用根本意识不到需要控制。
  1)会议成本:时间管理,时间人工成本的计算,以及投入产出比。按一个6w的团队成本来讲,60000/26天=2300元/每天.你的团队每天的费用就是2300元。你算算,你如开一个全体会议,讲半天讲不出个所以然。然后一个月多次,你浪费了多少个2300?
  2)采购成本:注意采购成本与时间成本的投入产出。如果一个3000元人工,我们算一下普通人员每天的人工成本。3000/26天=115元。半天的工资50元。如果一个项目折腾了半天就相当于消耗了50元的时间人工成本。如果你花了更长的时间。那这个时间成本就更长。所以如果你的项目费用不大,请尽可能速战速决。要不然你可以考虑一下你折腾这么久节约的这点钱,与花费的时间人工比起来哪一个更多!
  3)沟通成本:由于交流沟通的环节变多,无效的沟通,增加了事件还原的成本。从而产生了很多无效的工序。
  我们是不是经常发现这样一个问题,我们说了半天,结果别人说他理解是这样的。我们不得不又从头再来一次。所以一个团队内部人员的素质。沟通能力的培养。影响到工作效率,以及沟通成本!多花一天时间沟通,就多一天几个人工的沟通成本。
  4)加班成本:加班的原因是什么?员工的正常工作是否计量了?加长工作时间造成的整月工作效率低下。这些都会成为时间成本。所以,第一你要确定你的员工标准工作能量工作量,第二要确保减少不必要的加班,加班会降低工作效率。能在正常工作时间完成的工作,绝不加班。
  5)人才流动的成本:招聘费用,培训费用,磨合费用。然后这些时间完成了以后基本才能成为一个合格的工作人员,在此这前,企业支付的人工,一般都是给一个不合格的工作人员的。这些费用通常情况下,并没用给企业带来相应的收益的。所以如果确实要付出这一些。请确保流失尽可能小。
  6)管理成本:人事招聘时间成本的管理;有效性的成本管理(确保你的人事没有磨洋工,给你招了一帮垃圾流量进来给老板你);
7)流程成本:设置合理的工作流程,能使工作贯彻始终,而不是形式主义。流程的合理性不在于同行是怎么设置的,而在于你的公司的适应性。
  8)闲置成本:库存,设备,人员,是否有设置闲置和合理的地方,如果有,就要进行适合的策划,让资金流动起来。
  9)企业文化成本。你的企业是一个什么样风气的公司。是混日子的公司,推责任的公司,还是大家都看得惯的公司。如果一个公司的管理者以身作责。表现出来相应的责任感。你的员工也一样会很有责任感。相应的消耗的你看不到的无形的时间人工成本是相当贵的。刚才说了。如果一个普通人员的日人工成本如果是115.那如果一个公司财时有三个人混日子。混做一天混一天的日子,你算一下是多少。115*13*3=4485。事实上有些公司远不止这种混日子的程度。你信吗?你如果是老板,你从看到这个贴子之日起,你仔细观察一下。
  10)风险成本:这个最近有一个典型的案例,某公司请了一名运营。该运营无视与详情页相符的规则。客人拍的是A,他下令发B,已经产生纠纷,并,产生费用。如果有人有这个可能去投诉他的话,估计12分没有了。如果加上罚款一万。老板你自己想好这是多少成本。但是重点是你不知道。
  六、现在你需要做什么?
  不作深一步的阐述,这只是一个总结。
  1. 财务预算
  2. 每个月记帐
  3. 定期分析帐务数据
  4. 财务分析要点尽量周全
  5. 节约下来的就是赚了的
  6. 决策是以投入产出为标准。

  七、电商宝ERP在财务管理中的应用

  1. 费用管理

  费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。

  企业在入驻电商平台的时候,一般都会需要缴纳保证金、管理费或认证费用等;企业为了让自己的产品更容易被消费者在电商平台搜索到,有时会选择支付搜索关键词的相关广告费,以便让自己的产品排在比较靠前的位置,由此便会产生推广费用;有时会找人购买店铺产品,由此产生了增量订单费用;还有房租、水电、人员工资等费用。

  种类如此繁杂的费用,人工记录,再生成凭证,耗时较长,而且容易出错。电商宝ERP的账款模块,将各项费用进行归集,自动生成记账凭证,大大加快了费用的核准流程,减少出错。

  2. 成本管理

  企业在进行生产经营活动时,需要采购原材料或成品,由此便产生了采购成本,同时这也随着生产经营活动的推进转化成生产成本和销售成本,这些成本随着市场的变化而变化,企业需要及时计划、监控、分析和维护商品的成本。

  电商宝ERP能够将采购单、采购发票等单据中实际发生的成本计入到商品成本中,让商品的成本结构一目了然,实现对商品成本价的精细化管理。

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  3. 利润管理

  企业营业利润是将企业收入扣除营业成本、税金、费用得出的值,需要将各项的数据都核算精确后才能得出,电商宝ERP自动核算利润,可精确到SKU级别,并生成利润表,方便管理者了解各商品的利润率,优化产品结构。

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  4. 往来管理

  企业在采购、发货、运营的过程中,会与供应商、分销商、物流方、服务商产生费用,有些是预付款,有些是现结,而有些是按周期再统一结算,分清类型、算好金额、结清账款,每一项都不容出错。

  电商宝ERP的应收、应付模块,将供应商往来、采购结算管理、批发商管理、物流对账等往来账务统一进行管理,根据发货信息和订单信息进行结算,生成应收、应付款项,往来信息一目了然。在系统内就可以管理账户信息、开票信息、提交付款申请、对往来账款进行核销,大大加快了资金的支付和核准速度,减少了交易错误,往来管理更清晰。

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电商宝ERP作为爱聚旗下明星产品,成立于2012年4月,是国内最早的电商SaaS云ERP厂商。创始人和早期投资人来自于阿里高管和阿里资深专家。电商宝品牌注册于2012年,由“电商”和“宝”的组合而成。寓意在电商时代,成为广大卖家经营店铺的法宝,让一切店铺经营变得更轻松、更高效、更简单。
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